Финансовото състояние не се описва само чрез доходи и разходи. В определен момент съществуват ресурси, които имат стойност, и задължения, които изискват бъдещи плащания. Именно тук се появяват понятията активи и пасиви.
Активът представлява ресурс, който има икономическа стойност. Това може да бъде парична наличност, имущество, вземане или друг вид ресурс. Важно е да се разбере, че всички активи не са еднакви: различават се по ликвидност, стабилност на стойността и начин на използване.
Това са ресурси, които могат сравнително лесно да бъдат използвани или преобразувани в достъпни средства. Колкото по-бързо може да бъде използвана стойността, толкова по-висока е ликвидността.
Материалните ресурси имат физическа форма. Тяхната стойност може да бъде повлияна от състояние, търсене, време, употреба и възможност за продажба или прехвърляне.
Някои активи представляват право върху бъдеща стойност или плащане. При тях по-важна е не физическата форма, а икономическата стойност, която стои зад документа, договора или записа.
Два ресурса могат да имат приблизително еднаква стойност, но да се различават значително по ликвидност, риск, срок за използване и възможност за преобразуване в средства.
Пасивите представляват съществуващи финансови ангажименти, които изискват плащане, изпълнение или друг вид икономически ресурс в бъдеще. Те могат да се различават по размер, срок и структура.
Те трябва да бъдат изпълнени в по-близък времеви период. Поради краткия срок влиянието им върху наличните средства може да бъде по-непосредствено.
При тях плащанията се разпределят във времето. Значението им зависи не само от общия размер, но и от периода, честотата и условията, при които се изпълняват.
При някои пасиви размерът и графикът са сравнително ясно определени. Това позволява по-точно да се проследи как бъдещите плащания ще повлияят върху финансовата структура.
При тях размерът или цената може да се променя във времето. Това добавя допълнителна несигурност и прави условията по-важни за разбирането на бъдещото финансово натоварване.
Самият размер не е достатъчен. За по-пълна представа трябва да се разглеждат срокът, честотата на плащанията, условията и начина, по който задължението се променя във времето.
Активите показват наличните ресурси, а пасивите показват съществуващите задължения. Когато се разглеждат заедно, разликата между тях дава ориентир за нетната финансова позиция в конкретен момент.
Икономическа стойност, която е налична или притежавана.
Финансови ангажименти, които изискват бъдещо изпълнение.
Съотношението между наличните ресурси и съществуващите задължения.
Стойността на ресурсите надвишава стойността на задълженията в разглеждания момент.
Активите и пасивите са приблизително на едно ниво и разликата между тях е ограничена.
Задълженията надвишават стойността на наличните ресурси за разглеждания момент.
Доходите и разходите описват движение за период. Активите и пасивите описват структура в конкретен момент. Затова тези две групи понятия са различни, но взаимно свързани и заедно изграждат по-пълна финансова картина.